Kiedy w agencji szykujemy się mocno do sezonu świątecznego, jest to również okres mocnych przygotowań do Barbórek. Organizują je kopalnie, duże przedsiębiorstwa i są ważnym wydarzeniem dla tych spółek.

Dzisiaj chciałbym odpowiedzieć na pytanie czy przy organizacji Barbórki potrzebna jest agencja eventowa i jeśli tak, to dlaczego.

Tradycja podpowiada, że dzielimy salę na dwie ławy – lewą i prawą, które podczas tradycyjnych konkursów ze sobą rywalizują. Całość prowadzi Wysokie Prezydium Karczmy, piwo leje się strumieniami, przeplatane pieśniami karczemnymi i konkursami. Wystarczy więc zamówić salę, catering z golonką, a na czele postawić setki beczek piwa i znaleźć fajnego i charyzmatycznego Prezesa Karczmy wraz z zespołem muzycznym. Ale czy na pewno?

Jak co roku jesień to ostatnia prosta, podczas której dopinamy wszystkie i ostatnie już szczegóły dotyczące produkowanych przez nas Barbórek. Ostatnie? Tak, tak! Gdyż gdy kończymy realizację Barbórek to już w styczniu rozpoczynamy ich przygotowanie, bo jak pewnie nie wszyscy wiedzą, Barbórka to ponad 190 pozycji do zorganizowania, połączenia i stworzenia takiego widowiska, które jest niczym teatr.

Zaczynamy od doboru miejsca oraz wyboru najlepszego Prezesa Karczmy, kolejne kroki to wybór kufla do piwa, bo to jeden z najważniejszych elementów Barbórki. Gdy już te rzeczy mamy zamówione, a umowy podpisane przechodzimy do kolejnych rzeczy, a wśród nich: ustalenie kolorystyki Barbórki, grafiki, materiałów – od zaproszeń, poprzez winietki na stoły, a kończąc na grafice i scenariuszu projekcji na ekranach LED, które na Barbórkach powyżej 500 osób są obowiązkowe, gdyż do sceny może być nawet 60 metrów, zatem transmisja obrazu znacznie przybliża wszystko o dzieje się na scenie, a dzieje się bardzo dużo.

W między czasie rozmawiamy z technikami na temat światła, scenografii, nagłośnienia. Typujemy artystów na część rozrywkową.

Scenariusz Barbórki to ponad 30 stron treści, w której znajdziemy wszystkie punkty wydarzenia, kolejne nazwiska osób występujących w części oficjalnej Barbórki, kiedy gaśnie światło, kiedy jest Pochód Lisów i kto skacze przez skórę. Kiedy są konkursy, a kiedy na scenie potrzebne są hostessy pomagające wręczać dyplomy i nominacje na kolejne stopnie górnicze.

Profesjonalna i zgodna z standardami eventowymi Barbórka to:

Kilka tirów sprzętu.

Kilkanaście samochodów dostawczych.

Dwa dni montaży i jeden dzień demontaży.

Minimum 3 event managerów.

Minimum dwóch managerów dbających o zespół cateringowy.

150 osób obsługi (w tym artyści, kelnerzy, kucharze, technicy, akustycy).

Wiele godzin pracy grafika.

Wiele miesięcy przygotowań.

Odpowiadając więc na zadane na początku pytanie, odpowiedź jest jedna:

Profesjonalnie przygotowana Barbórka jak każdy inny event wymaga fachowej wiedzy, którą znajdziecie Państwo tylko w profesjonalnych agencjach eventowych.

Do zobaczenia!