Grudzień to czas wielu wigilii, podsumowań roku, mikołajek i innych eventów organizowanych przez firmy. Agencje eventowe mają w tym okresie wiele pracy związanej z ich organizacją. My również mieliśmy. Nikogo więc nie dziwią zabiegani event managerowie, brak postów na Facebooku, czy praca po nocach. Kiedy 22 grudnia w południe powiedzieliśmy sobie nawzajem „do zobaczenia w przyszłym roku!”, wiedzieliśmy, że nadszedł czas odpoczynku.
Dlatego też dopiero styczeń przypadł nam na podsumowanie poprzedniego, 2017 roku. Co się udało? Co się nie udało? Co zmieniliśmy? A na koniec, co najważniejsze chyba – co planujemy zmienić i osiągnąć w nadchodzącym roku?
I choć praktycznie wszyscy piszą tylko o sukcesach, o tym jak to wszystko się udaje, my do podsumowania chcemy podejść trochę bardziej krytycznie, aby pokazać Wam, że jak u każdego – są lepsze i gorsze pomysły. Ale spokojnie, te gorsze nie trafiają do Klientów!
Rebranding
Poprzedni rok rozpoczęliśmy spokojniejszym czasem w branży eventowej. Był czas na przemyślenia, podsumowania, nowe plany. Wiedzieliśmy już od dawna, że będzie to czas pracy nad nową stroną, logiem i resztą materiałów naszej identyfikacji wizualnej. O tym dlaczego potrzebowaliśmy zmiany pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów.
A więc… siedliśmy, projektowaliśmy, pisaliśmy, nanosiliśmy poprawki i tak oto powstał stary, nowy EmEvent. Powstały nowe katalogi, prezentacje, notesy, kubki, długopisy, wizytówki i wiele innych. Wszystko teraz jest schludne i w jednym, określonym stylu.
Ale… popełniliśmy też błędy. Po roku czasu wiemy co się nie sprawdziło, które elementy strony wymagają poprawy. Wiemy o czym nie pomyśleliśmy i gdzie utrudniamy naszym potencjalnym Klientom drogę do kontaktu z nami. Luty szykuje się mocno eventowy, więc zmiany naprawcze szykujemy na okres między marcem a majem. Dotyczyć będą strony www, layoutu oraz wyróżnieniu zakładki kontakt, zmiany layoutu zakładki realizacje, zmiana zdjęć na podstronach.
Dokumentacja
Przez lata nazbieraliśmy setki GB danych. Prezentacje, zdjęcia, filmy, dokumenty – to wszystko znajdowało się w jednym miejscu. Z początkiem 2017 roku postanowiliśmy wprowadzić generalne porządki. Tak jak sprzątamy w domu, chcieliśmy posprzątać zakurzone zakamarki naszego dysku. Dziś każdy nowy dokument ma swoje odpowiednie miejsce i wie gdzie ma trafić, nie ma zagubionych ofert od podwykonawców czy bałaganu w poszczególnych folderach.
Sprzątanie, krótkie szkolenie, parę batów od naszej Nadwornej Sprzątaczki po naszych pomyłkach i wszystko działa tak, jak powinno. A co ważne, znacznie usprawniło pracę, szczególnie w okresach gdy jesteśmy w rozjazdach, pracujemy zdalnie i w różnych godzinach i nie wszystko jesteśmy w stanie sobie przekazać na bieżąco. Wszystko co się wydarzyło danego dnia jest jasno dostępne dla reszty zespołu, a dokumenty, które miały powstać są w wiadomych miejscach – porządkowanie ma sens!
I nie… nie byliśmy bałaganiarzami, po prostu na przestrzeni lat pewne rzeczy się zmieniały, pewne dochodziły, inne odchodziły, część rzeczy stała się nieaktualna czy nieprzydatna; wraz z rozwojem określiliśmy też co jest dla nas ważne i wypracowaliśmy schematy dokumentów i schematy codziennej pracy.
PS niezmiennie korzystamy również z zewnętrznego narzędzia – Trello. Korzystamy też z systemu do zarządzania danymi Klientów.
Porażki w tym zakresie? Chyba nie…
Staże
Przez dużą część tamtego roku w firmie braliśmy udział w dwóch różnych programach stażowych. Znalazły się u nas trzy stażystki, a każda z nich wniosła do firmy trochę świeżości i nowości. Był to też moment, który nauczył sporo także nas. Trochę o pokoleniu wchodzącym właśnie w dorosłość, trochę o nas samych…
Jakieś porażki? Czasem mieliśmy za mało czasu, by w pełni poświęcić go stażystom… wnioski wyciągnięte!
Ciekawe projekty
Cieszymy się, że w tej pracy każdy rok jest inny. Inne projekty, inni Klienci (chociaż Ci stali też są i serdecznie ich pozdrawiamyJ). Zorganizowaliśmy kilkadziesiąt eventów (nasz licznik na stronie ciągle rośnie…), zaczynając od projektów team buildingowych, poprzez konferencje, wyjazdy gratyfikacyjne, pikniki, kończąc na galach i jubileuszach.
Nauczki? Zasada ograniczonego zaufania wobec podwykonawców nadal zostaje podtrzymana. Tak jak i to, że gdy pracujemy z kimś pierwszy raz to należy przegadać wszystkie szczegóły – nawet te najbardziej oczywiste.
Meeting Planner, wydarzenia branżowe
W 2017 roku mieliśmy okazję wziąć udział w Forum Branży Eventowej, Meetings Week Poland, Meeting Planner Study Tour Sopot, MP Fast Date Poznań. Każde z nich inne, ale wiele uczące, otwierające głowę. Poznaliśmy super ludzi i mamy nadzieję, że w 2018 również nas nie zabraknie w większej ilości wydarzeń branżowych.
Widoczność
Tutaj lekcja do odrobienia w tym roku. Chcemy podjąć działania, które sprawią, że będziemy bardziej widoczni.
Instagram, LinkedIn
W poprzednim roku założyliśmy też profile na dwóch portalach społecznościowych – Instagramie oraz LinkedInie. Dzisiaj zobaczyć więc nas można na YouTube, Facebook oraz dwóch wyżej wymienionych serwisach. Chcemy dotrzeć do jak najszerszej publiczności i pokazywać co robimy jak najczęściej. Zachęcamy do likowania. 🙂
Podsumowanie
Odpowiadając więc na pytanie z tytułu artykułu – czy mogło być lepiej? Oczywiście. Mogliśmy nie popełnić wielu błędów. Ale to właśnie na błędach człowiek się uczy, a też ciężko ich uniknąć całkowicie, w końcu jesteśmy tylko ludźmi…
Jakie plany na 2018 rok? Update strony www, nowe produkty, potencjalny rozwój grupy o nową markę, zwiększenie działań SEO oraz Google Adwords.
Ale też 10lecie EmEvent. Stay stuned, bo będzie się działo! 🙂
