Mieć fotografa na evencie firmowym lub gali, czy nie mieć? Dlaczego tak często zastanawiamy się, czy warto wydać dodatkowe pieniądze na tą właśnie usługę? Co firma na tym można zyskać? O tym wszystkim porozmawiamy dzisiaj z Piotrkiem Młynarczykiem, właścicielem Hejo Studio.

Marta: Piotrek, zacznijmy od początku. Opowiedz trochę o sobie. Czym jest Hejo Studio i jakiego typu usługi oferujecie?

Piotr: Na początek – witam wszystkich bardzo serdecznie i dziękuję za zaproszenie do rozmowy. Nazywam się Piotr Młynarczyk, jestem właścicielem i założycielem Hejo Studio, mam 21 lat. Od 6 lat jestem związany z szerokorozumianą branżą wizualną – miałem przyjemność pracować jako prezenter telewizyjny, prowadziłem audycję w małym radio, zdarzało mi się również stać za kamerą, ostatecznie – najlepiej czuję się z aparatem i tym się zajmuję na co dzień. W międzyczasie studiuję fotografię reporterską na Uniwersytecie Warszawskim.
Hejo Studio to wypadkowa mojego doświadczenia, które zdobyłem dotychczas. Naszą wiodącą specjalnością jest działalność fotograficzna, natomiast zespół Hejo Studio realizuje również projekty video, koncepcje graficzne – od konsultacji przez projektowanie, prowadzimy również warsztaty (i co ważne – jesteśmy legalnie działającą instytucją szkoleniową). Aktualnie pracujemy nad dalszym rozwojem usług foto-video, a mianowicie „uzbrajamy” naszą własną przestrzeń studyjną oraz robimy mały plot-twist w branży usług eventowych (ale to zachowam jeszcze chwilę w tajemnicy).

Marta: Piotrek, 21 lat i 6 lat w branży. Imponująco. A ja każdemu, kto się tego obawia, że współpracuje z młodą osobą od razu mówię – nie macie czego:) W swojej ofercie macie usługę standard 48h, na czym ona polega i dlaczego wprowadziliście ją do Hejo Studio? Czy czas ma dzisiaj aż takie znaczenie? Czy dostrzegasz zmiany w tym kierunku na przestrzeni lat?

Piotr: Dokładnie tak, nazwaliśmy to wewnętrznie „standardem48”. Raczej była to kwestia oficjalnego sformalizowania tego co propagujemy już od dłuższego czasu. Chodzi o to, że gotowy materiał fotograficzny oddajemy do klienta w 48h od zakończenia prac na wydarzeniu. Na ogół jest to i tak następnego dnia. Wiemy jak ważną rolę gra komunikacja real-time, więc przykładamy wszelkich starań, żeby nasz klient, mógł możliwie szybko przedstawić swoim odbiorcą to co się u niego dzieje. Jest to niezwykle ważne, zwłaszcza w branży eventowej. Co więcej – staramy się również w trakcie wydarzenia przekazywać materiał, żeby móc publikować treści na bieżąco. Zapewne wiele osób może pomyśleć, że z racji pośpiechu takie usługi mogą zakrawać o swoiste niedbalstwo. W tym przypadku – nic bardziej mylnego. W zależności od ustaleń z klientem, działamy symultanicznie – jeden fotograf wykonujący reportaż praktycznie w czasie rzeczywistym wysyła materiał bezpośrednio do selekcji i obróbki, którą wykonuje inna osoba.

Marta: Zdecydowanie się zgadzam, dzisiaj wszystko chcemy mieć na już, teraz. Z jednej strony firmy potrzebują materiałów na social media, a z drugiej to uczestnicy eventu chcą otrzymać zdjęcia jak najszybciej 🙂 A teraz bardzo ogólne pytanie: dlaczego warto jest mieć profesjonalnego fotografa na swoim evencie?

Piotr: To tak samo, jakbyśmy wzięli przykład konferansjera – mimo, że każdy z nas mógłby powiedzieć parę słów do mikrofonu, to właśnie on porwie tłumy. To trochę jakby uznać, że sami ugotujemy obiad dla gości zamiast zatrudniać catering, bo w końcu i tak gotujemy na co dzień. Co więcej, moglibyśmy przyjąć, że ostatecznie zrobimy zdjęcia telefonem, czy nawet lustrzanką, która gdzieś nam się kurzy w szafie. I o ile, coś z tego wyjdzie, o tyle efekt nie zawsze będzie zadowalający. Zatrudniamy profesjonalistów, ponieważ są oni dla nas swoistym gwarantem jakości usług.  Dlaczego warto mieć profesjonalnego fotografa na swoim evencie? Otóż wiedzie to za sobą szereg korzyści. Zdjęcia wykonane podczas eventu będą służyć nam na wiele sposobów. Od najprostszego podsumowania wydarzenia, przez umieszczanie tychże zdjęć w materiałach marketingowych, kończąc na przesłaniu ich do uczestników, którzy chętnie wrócą do wspomnień z dobrego wydarzenia.

Marta: Czy poza fajnymi zdjęciami, które można rozesłać swoim gościom, pracownikom jest coś jeszcze? Tak dużo mówi się o event marketingu, czy zdjęcia mogą pomóc sprzedawać, wzmocnić relację czy pozycję firmy jako profesjonalisty?

Piotr: Profesjonalny materiał wizualny będzie użyteczny przez długi czas. Przyda się w komponowaniu ofert sprzedażowych, podkreśli ważne wydarzenie z życia firmy, będzie czymś do czego klient chętnie wróci po latach.
Jako Hejo Studio, mamy w zwyczaju przekazywać naszym klientom część zdjęć jeszcze w trakcie trwania wydarzenia. Pozwala to na tworzenie jeszcze ciekawszych relacji w czasie rzeczywistym.

Marta: Czy myślisz, że nadal osoby kupujące usługi eventowe uważają, że jest to zapewne duży wydatek?

Piotr: Pozwolę sobie posłużyć się naszym przykładem. Doskonale znamy realia rynku i nie zaniżamy cen, żeby zapewnić stabilność w branży. Natomiast mając na uwadze, że każdy kolejny klient jest nieco inny, staramy się dopasowywać ofertę pod jego potrzeby i możliwości. Fotograf eventowy niekoniecznie musi być dużym wydatkiem choćby ze względu na to, że można negocjować i szukać ugody pomiędzy potrzebami a możliwościami.
Odnosząc się bezpośrednio do pytania, nie sądzę żeby to był duży wydatek o ile klient ma świadomość co faktycznie otrzymuje. A że mamy ten komfort w naszej branży, że firmy korzystające z usług np. agencji eventowych czy event managerów na ogół stawiają na jakość, która faktycznie idzie w parze z naszym zaangażowaniem i co najważniejsze – z efektami.

Marta: Sami wielokrotnie korzystaliśmy z Twoich usług na własne potrzeby. Zawsze jednak, gdy Klient widział, że jesteście na terenie eventu i robicie zdjęcia, chciał je  otrzymać 🙂 Myślisz, że tacy Klienci następnym razem mocniej zastanowią się nad profesjonalnym fotografem podczas ich eventu?

Piotr: Oczywiście! Tu mamy piękny przykład jak można połączyć przyjemne z pożytecznym. O ile będzie to bardzo miłym wspomnieniem od organizatora, o tyle faktycznie może wykazać, że naprawdę warto.

Marta: Czym różni się fotografia weselna od eventowej? Widzisz jakieś różnice? Czy podczas eventów biznesowych takich jak konferencje, imprezy integracyjne czy gale są rzeczy szczególnie ważne dla Ciebie?

Piotr: O ile możemy przytoczyć wiele wspólnych elementów, o tyle znajdziemy równie wiele przeciwieństw. Śluby i wesela na ogół od początku do końca idą według podobnego scenariusza, w przypadku branży eventowej – każde wydarzenie jest zupełnie inne. Zachowując standard reporterski, w obu przypadkach kluczem jest byciem obecnym w najważniejszych punktach programu, znalezienie najodpowiedniejszego kadru, dobranie parametrów aparatu dopasowanych do okoliczności oraz nieinwazyjny kontakt z uczestnikami. Osobiście kładę bardzo duży nacisk na dyskretność, ale i budowanie relacji z uczestnikami. Jest to niezwykle ważne, żeby nie wchodzić na siłę z aparatem tam, gdzie ludzie sobie tego po prostu nie życzą. Kontrastowo, tam gdzie ktoś chętnie się uśmiecha do zdjęcia, warto wykorzystać moment.

Marta: Z doświadczenia, co jest najważniejsze dla Twoich Klientów jeśli chodzi o reportaże z eventów?

Piotr: Najczęściej zadawanym pytaniem jest czas realizacji materiału. Klienci cenią sobie „świeżość” i raczej długie oczekiwanie na zdjęcia budzi dezaprobatę. Najlepiej jeśli ze względu na krótki czas realizacji idzie to również w parze z jakością. Drugie w hierarchii, na równi przedstawiłbym cenę i atrakcyjność zdjęć. I o ile to pierwsze rozważymy obiektywnie, np. na podstawie portfolio prac i klientów, o tyle to drugie będzie podlegało subiektywnej opinii każdego odbiorcy. Bardzo ciężko jest każdemu dogodzić, ale da się znaleźć pewien złoty środek. Osobiście staram się go szukać w guście klienta; przed rozpoczęciem zlecenia przeglądam stronę i media społecznościowe danego klienta i próbuję znaleźć wspólny mianownik treści który publikuje. Co więcej, ważnym jest żeby wkomponować się ze stylem obróbki w ten standard i ewentualnie zaproponować swój drobny akcent.

Marta: Przeglądanie materiałów klienta, aby dowiedzieć się jakiego stylu należy się trzymać to naprawdę świetny pomysł. Na większości eventów widzimy jednego fotografa, my coraz częściej decydujemy się na dwóch, kiedy więc według Ciebie warto rozważyć dwóch fotografów na evencie?

Piotr: Na pewno tu trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. Za pierwszy z nich przyjmijmy skalę eventu. Dla przykładu – mamy przyjemność obsługiwać jedną z większych imprez na Stadionie Narodowym w Warszawie, gdzie sprzedaż biletów jest na poziomie 80000. W takim wariancie, ze względu na ilość gości, ilość wydarzeń mających miejsce w tym samym czasie, działamy nie w dwóch a w 8 fotografów przez 4 dni.
Za drugi, równie ważny czynnik należy przyjąć dynamikę wydarzenia. Jeśli główna akcja dzieje się na scenie, a kilkutysięczna publiczność raczej nie gra pierwszych skrzypiec wtedy liczba reporterów może być odpowiednio mniejsza. Ten sam czynnik możemy odnieść do np. Eventu firmowego, podczas którego jest np. 400 gości, ale każdy z nich jest równie ważny bowiem, stanowią oni swoistą jedność i wszyscy będą równie bardzo zainteresowani obejrzeniem zdjęć.
Za trzeci czynnik warto przyjąć przestrzeń, po jakiej się poruszamy. Jeden fotograf świetnie się sprawdzi podczas wydarzenia na sali bankietowej, na której będzie 150 osób, natomiast w miejscu gdzie od punktu A do punktu B będzie 500 metrów – wtedy faktycznie warto zastanowić się nad kolejnymi osobami.
I ostatni czynnik – wizja. Każdy trzymający aparat w ręku inaczej go potraktuje. Każdy z nas ma inne spojrzenie, w danej chwili będzie w innym miejscu i zastanie inne okoliczności. W mojej opinii reportaże realizowane przez zespół mają znacznie bardziej kompleksowy charakter i są po prostu pełniejsze.

Marta: Często dostajesz zlecenia od agencji eventowych, co wtedy jest dla Ciebie ważne? Jakie informacje dobrze jest przekazać fotografowi, aby mógł wykonać swoją pracę jak najlepiej? Czy agencje powinny zwracać większą uwagę na to, co przekazują forografowi? Domyślam się, że informacja: poprosimy fotografa wtedy, w takich godzinach, event to gala – jest niewystarczająca.

Piotr: Posłużę się przykładem naszej wieloletniej współpracy. Gdy tylko otrzymujemy zapytanie, potrzebujemy określić najbardziej podstawowe czynniki takie jak data, miejsce, skalę i charakter wydarzenia oraz orientacyjne godziny trwania. To jest absolutne minimum, które pozwala nam na wstępną wycenę usługi.
Kolejnym elementem będzie program czy też manual całego eventu; pozwoli nam na podział obowiązków oraz przewidzenie pewnych zdarzeń (w tym dobranie sprzętu do danej okoliczności). Im więcej szczegółów poznamy, tym mniej zaskoczeń będzie nas czekać w trakcie pracy.
Dobrze jest również poznać oczekiwania klienta w stosunku do materiału, którego oczekuje. Warto dopytać na co lub kogo należy zwrócić szczególną uwagę.

Marta: Mam więc nadzieję, że udaje nam się dostarczać Ci informacje, których potrzebujecie, aby wykonywać dobrze swoją pracę;)

Piotr: Jeszcze raz bardzo dziękuję za zaproszenie! To dla mnie naprawdę wielkie wyróżnienie móc podzielić się swoją wiedzą z zakresu fotografii eventowej. Bazując na naszych dobrych relacjach biznesowych – życzę Emevent dalszego rozwoju oraz samych udanych wydarzeń.

Marta: To my dziękujemy za poświęcony czas i do zobaczenia niebawem na realizacjach:)