Żaden event firmowy nie może obyć się bez dobrego scenariusza. Dlaczego jest on tak ważny, a na jego przygotowanie należy poświęcić sporo czasu? Tego wszystkiego dowiesz się czytając przygotowany przez nas tekst. Zapoznając się z zebranymi tu informacjami zobaczysz jak pracuje agencja eventowa, aby stworzyć dla Ciebie oraz Twoich pracowników czy kontrahentów perfekcyjny event firmowy, galę, jubileusz lub jakiekolwiek inne wydarzenie!

 

 

 

Kluczowy element

Jednym z elementów pracy nad zleceniem jest przygotowanie scenariusza imprezy. Każda doświadczona agencja eventowa zdaje sobie sprawę z tego, że jest to element kluczowy, zarówno dla zleceniodawcy, organizatorów, jak i podwykonawców. To właśnie dzięki scenariuszowi możliwe jest zrealizowanie eventu na najwyższym poziomie, w którym wszystkie elementy są perfekcyjnie dopięte na ostatni guzik. Dlaczego rozpisanie planu imprezy jest tak istotne? Ponieważ dobrze przygotowany scenariusz pozwala na:

  • określenie wszelkich kosztów,
  • zaplanowanie najdrobniejszych szczegółów i uniknięcie wpadek,
  • precyzję w działaniu,
  • lepszą wizualizację przebiegu eventu firmowego.

Nie jeden, a kilka dokumentów

Dobra agencja eventowa, taka jak my, wie, że każdy event firmowy wymaga stworzenia osobnego scenariusza, a nawet kilku jego wersji. Inny plan będzie interesował klienta, a inny podwykonawców. Przygotowując scenariusz dla zleceniodawcy dbamy o to, aby znalazły się tam elementy takie jak:

  • co się wydarzy,
  • jakie zaplanowaliśmy atrakcje,
  • jak będzie wyglądała realizacja.

Z kolei podwykonawców bardziej będzie interesowało to kto, za co i w jakim zakresie odpowiada, o której powinni być w pełnej gotowości do działania itd.

Elementy dobrego scenariusza

Co absolutnie powinno się znaleźć w scenariuszu przygotowanym przez agencję eventową? Dokument ten ma zapewniać sprawne działanie wszystkich podwykonawców, które wywołają u gości efekt WOW. W scenariuszu nie może wobec tego zabraknąć:

  • rozpisanego każdego elementu eventu firmowego (co do minuty, z podkreśleniem kto i za co odpowiada), łącznie z menu, ilościami,rozmiarami mebli i ich rozmieszczeniem. Każdy podwykonawca w scenariuszu znajdzie wszystkie szczegóły swojego zlecenia, tak aby nie tracić czasu podczas montażu,
  • godzin operacyjnych (godzina, w której podwykonawca musi być w 100% gotowy do działania),
  • procedur postępowania (np. sposobu kontaktu, danych kontaktowych do podwykonawców i osób odpowiedzialnych ze strony agencji za dany element eventu),
  • wyglądu planowanego eventu (np. plan graficzny, wizualizacje poszczególnych sal, rzuty techniczne).

Warto zadbać również o takie szczegóły jak przystępny, zrozumiały dla każdego język, czy dane kontaktowe do wszystkich osób zaangażowanych w dany event firmowy.

Stworzymy Twój wyjątkowy event

Nasza agencja eventowa to grupa niezwykle kreatywnych osób, które chętnie przygotują dla Ciebie unikalny event firmowy. Nasze scenariusze zawsze powstają od podstaw – nie ulegamy schematom i zawsze stawiamy na oryginalne rozwiązania, nie robimy nic pod szablon! Bardzo często bywa tak, że scenariusze tworzymy do samego końca, rozwijając je i ulepszając na bieżąco. Skorzystaj z usług EmEvent i sprawdź co możemy zrobić dla Ciebie!