Do napisania tego postu zainspirowała mnie Ania Szubert z Mini Brain Academy, która podczas ostatniego live na swoim Facebooku między innymi mówiła o współpracy z agencjami eventowymi. Padały też pytania od innych osób o to jak nawiązać współpracę z agencją. Od razu przyszło mi na myśl mnóstwo sytuacji, w której podwykonawca sprawiał, że czuliśmy się wręcz zniechęceni do nawiązania współpracy. Przypomniały mi się też sytuacje, w których trafiliśmy na partnerów genialnie.

 

Jak więc zacząć współpracę z agencją eventową? Jak sprawić, że to właśnie ze mną agencja będzie chciała rozmawiać? Czego lepiej nie robić?

 

Pamiętajcie, że jest to moja osobista obserwacja i praktyki naszej agencji, a cały tekst pisany z przymrużeniem oka, bo pewnie my jako agencje sporo rzeczy też robimy nie do końca perfekcyjnie 🙂

 

 

Jak i kiedy wybieramy usługodawców?

 

W agencji równocześnie pracujemy nad wieloma projektami. Regularnie odbywamy burze mózgów, podczas których powstają koncepcje eventowe. Do nich dobierani się potrzebni usługodawcy. Osoba przygotowująca ofertę zaczyna więc proces wyceniania i zbierania ofert – część podwykonawców jest stała, są to nasi podwykonawcy, z którymi pracujemy latami. Część jest nietypowa lub np. lokalizacja eventu sprawia, że lepiej mieć kogoś lokalnie. Jest jeszcze kolejna opcja – czasem zrażamy się do kogoś i poszukujemy nowego dostawcy konkretnych usług. Przykładowa sytuacja: szukamy kogoś kto zapewni nam warsztaty tworzenia naturalnych kosmetyków pod Poznaniem. Sprawdzamy naszą bazę mailową (o tym piszę niżej, jak ona powstaje w naszej agencji) oraz często sprawdzamy grupy eventowe na FB (nie dodajemy nowych postów, sprawdzamy co już tam jest, bo i tak jest tam zbyt wiele powielających się pytań). Typujemy 2-3 firmy i do nich wysyłamy brief z prośbą o ofertę i wycenę.

 

Co sprawia, że wybieramy akurat te konkretne firmy? Przede wszystkim ich wizerunek, strona www, social media, opinie w internecie, portfolio i oferta. Za tym wszystkim musi iść profesjonalizm, firma musi budzić zaufanie. I o to podwykonawcy powinni bardzo mocno dbać. Kolejny etap to przygotowanie oferty dla agencji (o tym jeszcze niżej).

 

Czemu dzwonienie codziennie do agencji nic nie da?

 

Czas event managera to zawsze niedoczas (może poza czasami koronawirusa). Naprawdę bardzo chętnie byśmy z Wami wszystkimi się spotkali, porozmawiali, ale naprawdę fizycznie nie mamy takiej możliwościL A niestety bardzo często wygląda to tak: dzwoni ktoś do agencji raz, pyta czy możemy się spotkać, albo czy potrzebujemy danej usługi. Zawsze prosimy o przesłanie oferty na dedykowany adres mailowy, gdzie wszystko jest katalogowane, a kiedy do danego projektu potrzebujemy danej usługi – szukamy i się odzywamy do wybranych podwykonawców. Niestety, wiele osób po tym jednym telefonie zaczyna dzwonić do nas jeszcze parę razy, pytać czy już zapoznaliśmy się z ofertą, czy możemy się spotkać, czy mamy jakiś event gdzie mogliby pojechać (chcielibyśmy dla każdego z Was coś mieć, ale nie da się i z dnia na dzień się to tak szybko nie zmienia, jeśli głównie ofertujemy np. wigilie i jest październik to zapewne nie potrzebujemy na cito dmuchańców). Codziennie jako agencja otrzymujemy ok 10-50 maili dziennie (w zależności od sezonu itd.)  z różnymi ofertami, nie zawsze mamy czas we wszystko się dokładnie wczytać, czy poświęcić każdemu 20 min na rozmowę telefoniczną. Staramy się każdemu odpisać na maila, a na pewno skatalogować ofertę (poza mailami, które nic nie wnoszą i od razu pokazują brak profesjonalizmu). Nasza sytuacja nie zmienia się z dnia na dzień i jeśli wczoraj nie potrzebowaliśmy takiej usługi, to duża szansa, że następnego dnia będzie tak samo. I tutaj patrz punkt wyżej – kiedy i jak się kontaktujemy i wybieramy podwykonawców:)

 

Hitem zeszłego roku była firma, która dzwoniła na wszystkie numery agencji codziennie przez około tydzień… swoje telefony potwierdzała jeszcze mailem, myląc się non stop (ja w końcu stałam się dla tego sprzedawcy osobą płci męskiej…).

 

Co mogę poradzić? Wyślij dobrze przygotowanego maila z ofertą w PDF. Przemyśl co chcesz napisać i co pokazać. Przygotuj ofertę tak, aby była profesjonalna – użyj dobrych zdjęć ze swoich realizacji, zatrudnij do tego grafika. Pomyśl nad treścią – wracamy do Waszych maili każdego dnia, niech będzie więc czytelna i podkreślała Twoje usługi i możliwości. Nie zapomnij podać w stopce lub ofercie skąd jesteś (naprawdę na event w Nowym Sączu ciężko brać kogoś ze Szczecina, szczególnie kiedy daną usługę możemy mieć bliżej). Czasem Wasze maile dają nam super pomysł na event czy pasują do projektu, który akurat mamy na tapecie i bingo – prosimy Was o ofertę pod konkretny event od razuJ Możesz wysłać też katalog papierowy, drogą tradycyjną.

 

Czego lepiej nie robić?

 

Nie błagaj o jakiś kontrakt – włączasz ludziom czerwoną lampkę, że być może Twoja firma ma problemy finansowe lub desperacko potrzebujesz czegokolwiek.

 

Nie zaniżaj drastycznie swoich cen – i nie rób tego po kryzysie związanym z koronawirusem! Znacznie zaniżone ceny w stosunku do cen rynkowych również budzą niepokój, że dana usługa nie będzie wykonana w wymaganej przez agencję jakości.

 

Nie myl płci osób, do których się zwracasz – pisz maile sprzedażowe bezosobowo, a jeśli wiesz, że piszesz do danej płci – do takiej się zwróć w mailu.

 

Nie rób błędów ortograficznych i literówek – przeczytaj wszystko parę razy, a najlepiej daj sprawdzić komuś. Na świecie jest dużo ludzi, którzy mocno zwracają uwagę na błędy ortograficzne (literówki zdarzają się każdemu, ale jak w 5-zdaniowym mailu jest ich parę to też niedobrze:)).

 

Jak zachęcić właśnie do siebie?

 

O tym wspominaliśmy na początku – Twój wizerunek musi być spójny i profesjonalny. Kiedy otrzymasz brief od agencji, przeczytaj go dokładnie, tak, aby agencja otrzymała komplet informacji. O ile w przypadku wyceny występu artystycznego nie potrzebujemy pięknej prezentacji i kalkulacji w Excel, o tyle w wielu przypadkach już tak.

Przygotowanie oferty to bardzo ważny etap, jeśli nie odpisujesz na maile regularnie (myślę, że ok 40-60% podwykonawców nie odpisuje na maile w ciągu 24h), jeśli Twoja oferta to kopiuj wklej i pojawiają się w niej błędy, źle wyliczony koszt transportu (z poprzedniej oferty), jeśli Twoja wycena składa się z 10-15 różnych rzeczy, a nie jest to wrzucone w choćby najprostszy arkusz kalkulacyjny, to tracisz. Na rynku jest mnóstwo cudownych usługodawców, którzy robią to genialnie.

 

Zadbaj o kontakt od momentu otrzymania briefu do wykonania usługi, a nawet po jej wykonaniu – opracuj sobie ścieżkę pracy z klientem, to naprawdę pomagaJ

Tutaj na myśl przychodzi mi firma Visual Sensation Laser Shows & Technology. Totalny profesjonalizm na każdym etapie współpracy. A więc da się!

 

————–

 

 

Co ważne, nie patrz na agencję jako tego złego, który mówi Ci co masz robić podczas eventu, czasem narzuci pewne rzeczy, który prosi, abyś określił godzinę swojego przyjazdu na event i będzie to egzekwował, który oczekuje bardzo konkretnej jakości usługi, który w swojej umowie zabroni Ci kontaktować się z docelowym Klientem przez określony okres czasu, który nie pozwala Ci używać Twojego brandingu podczas eventu (choć u nas w wielu sytuacjach nie mamy z tym żadnego problemu, np. nie jest tajemnicą kto dostarcza nam technikę czy catering – trudno ukrywać, że nasz magazyn ma wszystko, bo nie ma), czy który poprosi Cię o ubranie agencyjnych ubrań (serio, to irytujące na evencie,  kiedy podwykonawca w ilości  na przykład osób 5 przyjeżdża na event,  każdy w innym T-shircie, który po montażach jest już delikatnie mówiąc nieświeży i ma problem, aby ubrać czystą i świeżą koszulkę z naszym logotypem:). Uprzedźcie swoich pracowników jadących na event co ustaliliście z agencją – często tego nie robicie, a oni są zaskoczeni.

 

Agencja eventowa odpowiada za cały event, otrzymuje wynagrodzenie za całą koncepcję, koordynację, logistykę czy właśnie za to, aby wszyscy podwykonawcy i ich stanowiska wyglądały spójnie.

Jest też coś bardzo ważnego, co powiedziała Ania: agencje są stałe w uczuciach. A my totalnie się z tym zgadzamy. Jak nawiązujemy z kimś współpracę to bardzo często na lata. Mamy świetne relacje z wieloma partnerami, czujemy się świetnie na montażach, gdzie wszyscy się znają – możecie sobie wyobrazić atmosferę na takich eventach, co przekłada się również na odczucia Klienta, kiedy wszyscy pracują jak w zegarku. Znamy swoje zwyczaje, wiemy kto ma jakie mocne strony, zawsze sobie pomagamy, a pewne sytuacje nie wymagają słów. I tak, nie raz musimy kogoś mówiąc wprost naprostować :), nie raz robi się nerwowo, ale wszyscy wiemy, że robimy to po to, aby cały event wyglądał i odbył się tak jak to zaplanowaliśmy. Wiemy, że działamy na wspólne dobro. Słuchamy też Was, bo jesteście bardzo ważnym ogniwem branży eventowej. Tak naprawdę bez Was ona nie mogła by istnieć. Dlatego Wasz i nasz profesjonalizm, nasza obustronna współpraca może przynieść największe korzyści.

 

Dzisiaj więc, kiedy stoimy przed sytuacją, w której branża eventowa zamarła i nie wiemy kiedy znów ruszy, musimy trzymać się razem, dbać o wspólne relacje. Mamy nadzieję, że spotkamy się wspólnie jak najszybciej, bo chyba każdy event manager zatęsknił już za jakimś stresującym montażem:)