COVID-19 na dobre zadomowił się w świecie eventowym i nie zamierza odpuszczać. Eventy online to jedyne co pozostało na dzień dzisiejszy, gdy dozwolone są spotkania maksymalnie 5 osób, ale musimy przyznać szczerze, nie zastąpią one spotkań na żywo oraz nie zbudują relacji w sposób, w jaki można to robić podczas tradycyjnych wydarzeń. Oprócz typowych działań eventowych, dzisiaj mocno skupiamy się na komunikacji wewnętrznej, budowaniu zaangażowania pracowników i sprawianiu, aby wszyscy nadal czuli się całością w danej organizacji.

 

 

 

Jeśli nie event online, to co?

 

Wspólnie z naszym Klientem podjęliśmy już latem decyzję o tym, aby odwołać tradycyjną Barbórkę, organizowaną dla ponad 600 osób w Hali Sportowej MOSiR w Sandomierzu. Zarówno my, jak i Zarząd nie chcieliśmy, aby pracownicy, współpracownicy, partnerzy oraz kontrahenci nie pozostali z niczym.

Zaczęliśmy od kilkugodzinnej burzy mózgów, podczas której zadawaliśmy sobie pytania: czym jest Barbórka? Z czym się kojarzy? Czego nie może na niej zabraknąć? Jak sprawić, aby pomimo braku możliwości spotkania i spędzenia czasu razem, każdy mógł usłyszeć i zobaczyć Prezesa Karczmy, ale również mieć okazję posłuchać o tym, co wydarzyło się w firmie od Zarządu.

Wiedzieliśmy, że w tym przypadku event online nie spełni swojej funkcji.

 

Tak powstał więc wstępny plan:

 

1.Zaprosimy Prezesa Karczmy do wspólnego wyzwania. Nagramy film, odwiedzając 9 zakładów, podczas którego każda kopalnia wykona rekwizyty potrzebne do organizacji Karczmy Piwnej w przyszłym roku. A wszystko to pod okiem Prezesa Karczmy. Każda kopalnia dawała wyzwanie kolejnej, tak w cztery dni powstało 9 rekwizytów, które w przyszłym roku zostaną wykorzystane, miejmy nadzieję, już na tradycyjnych obchodach.

2.Nagramy film, na którym Zarząd będzie mógł przekazać życzenia oraz najważniejsze informacje dla pracowników i partnerów.

3.Przygotujemy „pakiety barbórkowe”, które będą zawierać najważniejsze przedmioty, bez których barbórka nie może się odbyć:) A są to:
Kufle piwne – co roku w innym wzorze;
Piwo – cztery butelki kraftowego piwa robionego z dedykowanymi etykietami;
Otwieracz do piwa – bo jakoś trzeba się do butelek dobrać:)
USB w eleganckim pudełku – na którym znalazły się oba filmy

Wszystko zapakowane w eleganckie pudełko, które po wyjęciu dedykowanej wkładki, może zostać wykorzystane do innych celów. Do pakowania nie użyliśmy plastiku. W środku paczki nie zabrakło również koperty z listem od Zarządu.

 

4.Kontrahenci oraz partnerzy otrzymają paczki kurierem – bezpiecznie, na czas.

5.Pracownicy otrzymają swoje paczki bezpośrednio po zakończeniu pracy na kopalni/biurze. Nie mogło zabraknąć wtedy również tradycyjnie podawanej golonki na każdej barbórce – w tym roku każdy pracownik otrzymał dwie porcje do odgrzania w domu. W każdej lokalizacji postawiony został namiot, aby przekazanie prezentów wraz z życzeniami odbywało się na powietrzu.

 

 

Łącznie wraz z naszymi partnerami przejechaliśmy ok  6300km, spakowaliśmy 770 paczek i ok 1130 golonek, złożyliśmy życzenia 600 pracownikom w ich miejscach pracy.

Pracownicy brali udział również w konkursie fotograficznym, którego zasady można było znaleźć w paczce. Dzisiaj przyszedł czas na wybranie zwycięzców i wysłanie nagród:)

I choć wszyscy marzymy już o tym, aby móc spotkać się na żywo, wspólnie świętując tak ważne dla wszystkich Górników święto, to wiemy, że ten substytut barbórki został przyjęty bardzo ciepło, czego dowodem jest kilkadziesiąt zdjęć z domowych obchodów wysłanych przez pracowników. W całym projekcie nawiązywaliśmy do tradycji barbórkowych, tworząc jej mini wersję w domu każdego pracownika. Nie zabrakło nawiązań do przyszłorocznego eventu w postaci gotowych rekwizytów do konkursów oraz konkursu fotograficznego, którego efekty zaprezentujemy za rok.

Jeśli zastanawiacie się nad jednoczesnym zaangażowaniem pracowników wraz z podziękowaniem im za trudny czas pracy podczas pandemii, dajcie znać. W naszym zespole mamy ekspertkę ds. employer brandingu oraz komunikacji wewnętrznej, która doświadczenie zdobywała w międzynarodowej korporacji (chętnie przygotujemy gotowe rozwiązania, które zaangażują pracowników na dłużej), graficzkę, która zadba o to, żeby wszystko było spójne, zespół kreatywny, który w każdym projekcie stara się spełnić cele jakie stawiamy sobie razem z Klientami.

PS jak widać logistyka oraz dystrybucja paczek w tysiącach również nie stanowi dla nas problemu.